Perencanaan..........

Perencanaan adalah merupakan inti kegiatan manajemen, karena semua kegiatan manajemen diatur dan diarahkan oleh perencanaan Perencanaan. Dengan perencanaan itu memungkinkan para pengambil keputusan atau manajer untuk menggunakan sumber daya mereka secara berhasil guna dan berdaya guna. Banyak batasan perencanaan yang telah dibuat oleh para ahli.

Dari batasan-batasan yang telah ada dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa perencanaan adalah suatu kegiatan atau proses penganalisaan dan pemahaman sistem, penyusunan konsep dan kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan-tujuan demi masa depan yang baik. Dari batasan ini dapat ditarik kesimpulan-kesimpulan antara lain :

a. Perencanaan harus didasarkan kepada analisis dan pemahaman sistem dengan

    baik.

b. Perencanaan pada hakekatnya menyusun konsep dan kegiatan yang akan

    dilaksanakan untuk mencapai tujuan dan misi organisasi.

c. Perencanaan secara implisit mengemban misi organisasi untuk mencapai hari

    depan yang lebih baik.

Secara sederhana dan awam dapat dikatakan bahwa perencanaan adalah suatu proses yang menghasilkan suatu uraian yang terinci dan lengkap tentang suatu program atau kegiatan yang akan dilaksanakan. Oleh sebab itu, hasil proses perencanaan adalah "rencana" (plan). Perencanaan atau rencana itu sendiri banyak macamnya, antara lain :

1. Dilihat dari jangka waktu berlakunya rencana :

    a. Rencana jangka panjang (long term planning), yang berlaku antara 10-25

        tahun.

    b. Rencana jangka menengah (medium range planning), yang berlaku antara 5-7

        tahun.

    c. Rencana jangka pendek (short range planning), umumnya hanya berlaku

        untuk 1 tahun.

2. Dilihat dari tingkatannya :

    a. Rencana induk (masterplan), lebih menitikberatkan uraian kebijakan

        organisasi. Rencana ini mempunyai tujuan jangka panjang dan mempunyai

        ruang lingkup yang luas.

    b. Rencana operasional (operational planning), lebih menitikberatkan pada

        pedoman atau petunjuk dalam melaksanakan suatu program.

    c. Rencana harian (day to day planning) ialah rencana harian yang bersifat rutin.

3. Ditinjau dari ruang lingkupnya :

    a. Rencana strategis (strategic planning), berisikan uraian tentang kebijakan

        tujuan jangka panjang dan waktu pelaksanaan yang lama. Model rencana ini

        sulit untuk diubah.

    b. Rencana taktis (tactical planning) ialah rencana yang berisi uraian yang

        bersifat jangka pendek, mudah menyesuaikan kegiatan-kegiatannya, asalkan

        tujuan Perencanaan berubah.

    c. Rencana menyeluruh (comprehensive planning) ialah rencana yang

        mengandung uraian secara menyeluruh dan lengkap.

    d. Rencana terintegrasi (integrated planning) ialah rencana yang mengandung

        uraian yang menyeluruh bersifat terpadu, misalnya dengan program lain diluar

        kesehatan.

Meskipun ada berbagai jenis perencanaan berdasarkan aspek-aspek Perencanaan diatas namun prakteknya sulit untuk dipisah-pisahkan seperti pembagian Perencanaan. Misalnya berdasarkan tingkatannya suatu rencana termasuk rencana induk tetapi juga merupakan rencana strategis berdasarkan ruang lingkupnya dan rencana jangka panjang berdasarkan jangka waktunya.

Proses Perencanaan

Perencanaan dalam suatu organisasi adalah suatu proses, dimulai dari identifikasi masalah, penentuan prioritas masalah, perencanaan pemecahan masalah, implementasi (pelaksanaan pemecahan masalah) dan evaluasi. Dari hasil evaluasi Perencanaan akan muncul masalah-masalah baru kemudian dari masalah-masalah Perencanaan dipilih prioritas masalah dan selanjutnya kembali ke siklus semula. Lihat bagan Proses Perencanaan dibawah !

Di bidang kesehatan khususnya, proses perencanaan ini pada umumnya menggunakan pendekatan pemecahan masalah (problem solving) seperti bagan Proses Perencanaan dibawah ! Secara terinci, langkah-langkah perencanaan kesehatan adalah sebagai berikut :

1. Identifikasi Masalah

Perencanaan pada hakekatnya adalah suatu bentuk rancangan pemecahan masalah. Oleh sebab itu, langkah awal dalam perencanaan kesehatan adalah mengidentifikasi masalah-masalah kesehatan masyarakat di lingkungan unit organisasi yang bersangkutan. Sumber masalah kesehatan masyarakat dapat diperoleh dari berbagai cara antara lain :

a. Laporan-laporan kegiatan dari program-program kesehatan yang ada.

b. Survailance epidemiologi atau pemantauan penyebaran penyakit.

c. Survei kesehatan yang khusus diadakan untuk memperoleh masukan

    perencanaan kesehatan.

d. Hasil kunjungan lapangan supervisi, dan sebagainya.

2. Menetapkan Prioritas Masalah

Kegiatan identifikasi masalah menghasilkan segudang masalah kesehatan yang menunggu untuk ditangani. Oleh karena keterbatasan sumber daya baik biaya, tenaga dan teknologi maka Perencanaan semua masalah Perencanaan dapat dipecahkan sekaligus (direncanakan pemecahannya). Untuk itu harus dipilih masalah mana yang "feasible" untuk dipecahkan. Proses memilih masalah ini disebut memilih atau menetapkan prioritas masalah. Pemilihan prioritas dapat dilakukan melalui 2 cara, yakni :

2.1 Teknik Skoring

Yakni memberikan nilai (scor) terhadap masalah Perencanaan dengan menggunakan ukuran (parameter) antara lain :

a. Prevalensi penyakit (prevalence) atau besarnya masalah.

b. Berat ringannya akibat yang ditimbulkan oleh masalah Perencanaan (severity).

c. Kenaikan atau meningkatnya prevalensi (rate increase).

d. Keinginan masyarakat untuk menyelesaikan masalah Perencanaan (degree of unmeet

    need).

e. Keuntungan sosial yang diperoleh bila masalah Perencanaan diatasi (social benefit).

f. Teknologi yang tersedia dalam mengatasi masalah (technical feasiblity).

g. Sumber daya yang tersedia yang dapat digunakan untuk mengatasi masalah

    (resources availability), termasuk tenaga kesehatan.

Masing-masing ukuran Perencanaan diberi nilai berdasarkan justifikasi kita, bila masalahnya besar diberi 5 paling tinggi dan bila sangat kecil diberi nilai 1. Kemudian nilai-nilai Perencanaan dijumlahkan. Masalah yang memperoleh nilai tertinggi (terbesar) adalah yang diprioritaskan, masalah yang memperoleh nilai terbesar kedua memperoleh prioritas kedua dan selanjutnya.

2.2 Teknik Non Skoring

Dengan menggunakan teknik ini masalah dinilai melalui diskusi kelompok, oleh sebab itu juga disebut "nominal group tecnique (NGT)". Ada 2 NGT yakni :

2.2.1 Delphi Technique

Yaitu masalah-masalah didiskusikan oleh sekelompok orang yang mempunyai keahlian yang sama. Melalui diskusi Perencanaan akan menghasilkan prioritas masalah yang disepakati bersama.

2.2.2 Delbeq Technique

Menetapkan prioritas masalah menggunakan teknik ini adalah juga melalui diskusi kelompok namun peserta diskusi terdiri dari para peserta yang Perencanaan sama keahliannya maka sebelumnya dijelaskan dulu sehingga mereka mempunyai persepsi yang sama terhadap masalah-masalah yang akan dibahas. Hasil diskusi ini adalah prioritas masalah yang disepakati bersama.

3. Menetapkan Tujuan

Menetapkan tujuan perencanaan pada dasarnya adalah membuat ketetapan-ketetapan tertentu yang ingin dicapai oleh perencanaan Perencanaan. Penetapan tujuan yang baik apabila dirumuskan secara konkret dan dapat diukur. Pada umumnya dibagi dalam tujuan umum dan tujuan khusus.

3.1 Tujuan Umum

Adalah suatu tujuan masih bersifat umum dan masih dapat dijabarkan ke dalam tujuan-tujuan khusus dan pada umumnya masih abstrak. Contoh : Meningkatnya status gizi anak balita di kecamatan Cibadak.

3.2 Tujuan Khusus

Adalah tujuan-tujuan yang dijabarkan dari tujuan umum. Tujuan khusus merupakan jembatan untuk tujuan umum, artinya tujuan umum yang ditetapkan akan tercapai apabila tujuan-tujuan khususnya tercapai.

Contoh : Apabila tujuan umum seperti contoh Perencanaan di atas dijabarkan ke dalam tujuan khusus menjadi sebagai berikut :

- Meningkatnya perilaku ibu dalam memberikkan makanan bergizi kepada anak

   balita.

- Meningkatnya jumlah anak balita yang dittimbang di Posyandu.

- Meningkatnya jumlah anak yang berat badaannya naik, dan sebagainya.

4. Menetapkan Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan adalah uraian tentang kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Pada umumnya kegiatan mencakup 3 tahap pokok, yakni :

- Kegiatan pada tahap persiapan, yakni keggiatan-kegiatan yang dilakukan sebelum

   kegiatan pokok dilaksanakan, misalnya rapat-rapat koordinasi, perizinan dan

   sebagainya.

- Kegiatan pada tahap pelaksanaan yakni keegiatan pokok program yang

   bersangkutan.

- Kegiatan pada tahap penilaian, yakni keggiatan untuk mengevaluasi seluruh

   kegiatan dalam rangka pencapaian program Perencanaan.

5. Menetapkan Sasaran (Target Group)

Sasaran (target group) adalah kelompok masyarakat tertentu yang akan digarap oleh program yang direncanakan Perencanaan. Sasaran program kesehatan biasanya dibagi dua, yakni :

a. Sasaran langsung, yaitu kelompok yang langsung dikenai oleh program Perencanaan.

    Misalnya kalau tujuan umumnya : Meningkatkan status gizi anak balita seperti

    Perencanaan di atas maka sasaran langsungnya adalah anak balita.

b. Sasaran Perencanaan langsung adalah kelompok yang menjadi sasaran antara program

    Perencanaan namun berpengaruh sekali terhadap sasaran langsung.

Misalnya : seperti contoh Perencanaan di atas, anak balita sebagai sasaran langsung sedangkan ibu anak balita sebagai sasaran Perencanaan langsung. Ibu anak balita, khususnya perilaku ibu dalam memberikan makanan bergizi kepada anak sangat menentukan status gizi anak balita Perencanaan.

6. Waktu

Waktu yang ditetapkan dalam perencanaan adalah sangat tergantung dengan jenis perencanaan yang dibuat serta kegiatan-kegiatan yang ditetapkan dalam rangka mencapai tujuan. Oleh sebab itu, waktu dan kegiatan sebenarnya dapat dijadikan satu dan disajikan dalam bentuk matriks, yang disebut gant chart. Lihat contoh dibawah !

7. Organisasi dan Staf

Dalam bagian ini digambarkan atau diuraikan organisasi sekaligus staf atau personel yang akan melaksanakan kegiatan-kegiatan atau program Perencanaan. Disamping itu juga diuraikan tugas (job description) masing-masing staf pelaksana Perencanaan. Hal ini penting karena masing-masing orang yang terlibat dalam program Perencanaan mengetahui dan melaksanakan kewajiban.

8. Rencana Anggaran

Adalah uraian tentang biaya-biaya yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan, mulai dari persiapan sampai dengan evaluasi. Biasanya rincian rencana biaya ini dikelompokkan menjadi :

a. Biaya personalia

b. Biaya operasional

c. Biaya sarana dan fasilitas

d. Biaya penilaian

9. Rencana Evaluasi

Rencana evaluasi sering dilupakan oleh para perencana padahal hal ini sangat penting. Rencana evaluasi adalah suatu uraian tentang kegiatan yang akan dilakukan untuk menilai sejauh mana tujuan-tujuan yang telah ditetapkan Perencanaan telah tercapai.

Update : 19 Juni 2006

Sumber :

Prof. Dr. Soekidjo Notoatmodjo. Prinsip-Prinsip Dasar Ilmu Kesehatan Masyarakat. Cet. ke-2, Mei. Jakarta : Rineka Cipta. 2003.

Thursday, 16 September 2010 18:09

Sub Bagian Perencanaan dan Evaluasi mempunyai tugas menyusun rencana program dan kegiatan di bidang kesehatan serta melaksanakan evaluasi kegiatan yang telah ditetapkan oleh Kepala Dinas. Uraian tugas Sub Bagian Perencanaan dan Evaluasi diuraikan sebagai berikut: 1. Menginventarisasi, mempelajari dan menginput semua data dan informasi dalam menyusun program dinas 2. Menyusun perencanaan umum program tahunan, program jangka menengah dan program jangka panjang dinas 3. Menyiapkan bahan bersama unit kerja terkait dalam penyusunan Rencana Stratejik Satuan Perangkat Daerah (Renstra-SKPD) 4. Menyusun rencana pembangunan tahunan daerah atau Rencana Kerja Pemerintah Daerah (RKPD) 5. Melaksanakan pemantauan, pengawasan dan evaluasi terhadap perkembangan dan pelaksanaan kegiatan 6. Membuat laporan berkala terhadap hasil monitoring, pengawasan dan evaluasi yang dilakukan 7. Menyiapkan bahan untuk pelaksanaan koordinasi dan evaluasi program 8. Menyusun laporan pelaksanaan tugas dan akuntabilitas kinerja dinas 9. Melaksanakan penyusunan sistem informasi kesehatan dan profil kesehatan Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Sekretaris